0812 46 37 27
Nhiều chủ quán cafe khi mới bắt đầu thường thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý, kiểm soát doanh thu, chi phí và nguyên vật liệu. Điều này có thể gây ra thất thoát không đáng có và tạo cơ hội cho nhân viên trục lợi. Để giúp bạn khắc phục vấn đề này, Kamereo xin chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả trong bài viết sau đây!
Quản lý đồ uống
Chất lượng đồ uống phụ thuộc vào công thức pha chế, hương vị và nguyên liệu, Đặc biệt, mức độ hài lòng của khách hàng sau khi trải nghiệm dịch vụ cũng quyết định rất nhiều. Các quán cafe cần duy trì giá trị cốt lõi và đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn đồng đều. Điều này là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.
Từ khi khai trương cho đến khi hoạt động ổn định, chất lượng đồ uống phải được duy trì nhất quán giữa các thời điểm và giữa các chi nhánh. Bên cạnh đó, giá cả giữa các chi nhánh trong cùng chuỗi cũng cần đồng nhất. Điều này giúp tránh tình trạng mỗi nơi áp dụng một mức giá khác nhau.
Về nguyên liệu, bạn cần phải đảm bảo nguồn gốc rõ ràng và vệ sinh an toàn thực phẩm. NHững yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Nếu được, hãy trưng bày giấy phép an toàn thực phẩm tại quầy thu ngân để xây dựng niềm tin của khách hàng ngay từ lần đầu ghé quán.
Ngoài chất lượng và hương vị, hình thức trang trí đồ uống cũng cần được chăm chút. Một ly nước được trang trí bắt mắt sẽ tạo ấn tượng tốt hơn so với đồ uống không có sự sáng tạo trong trình bày.
Nếu quán có dịch vụ giao hàng, chất lượng sản phẩm cần được giữ ổn định khi đến tay khách hàng. Hãy đảm bảo tốc độ giao hàng nhanh chóng và trải nghiệm dịch vụ đồng đều.
Quản lý nhân sự
Khi mở một hệ thống kinh doanh cafe, điều quan trọng là phải tuyển dụng nhân viên có thái độ tích cực. Bởi vì kỹ năng chuyên môn có thể đào tạo, nhưng thái độ xấu sẽ gây ra nhiều vấn đề cho quán.
Một trong những hệ lụy chính của việc tuyển dụng nhân viên có thái độ kém là họ có thể cư xử không đúng mực với khách hàng, làm mất khách. Hơn nữa, một số nhân viên còn có thể lợi dụng sơ hở trong quản lý để gian lận thời gian hoặc gây thất thoát tài sản. Vì vậy, lựa chọn nhân viên có thái độ tốt là điều cốt yếu.
Đối với người quản lý, việc đảm bảo công bằng giữa các nhân viên là vô cùng cần thiết để tránh bất hòa trong nội bộ. Bên cạnh đó, việc xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết sẽ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và dễ dàng theo dõi công việc hàng ngày hơn.
Bạn nên thường xuyên khuyến khích và động viên nhân viên. Nếu chỉ trả lương mà không có hình thức khen thưởng, nhân viên dễ mất động lực và có thể rời bỏ công việc.
Việc áp dụng hệ thống KPI là một phương pháp hiệu quả để quản lý nhân viên. Các tiêu chí này giúp bạn đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên để đưa ra các mức thưởng phạt hợp lý. Các chỉ số KPI cần đánh giá bao gồm: công việc phải hoàn thành, mục tiêu đề ra, kết quả thực tế đạt được và thời gian thực hiện.
Quản lý tài chính
Khi mở quán cafe, yếu tố quan trọng nhất cần chú ý là lợi nhuận. Do đó, bạn cần phải quản lý thu chi một cách chặt chẽ và khoa học để tránh thất thoát tài chính. Tiền bạc là yếu tố cốt lõi giúp quán duy trì hoạt động, không có lợi nhuận sẽ không thể tiếp tục kinh doanh lâu dài.
Quản lý nguồn thu
Nhiều quán cafe gặp phải tình trạng cuối ca kiểm tra tiền bị thiếu hoặc dư. Dưới đây là một số nguyên nhân mà các chủ quán cafe thường gặp:
- Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: Tuyển chọn kỹ lưỡng vị trí thu ngân là rất quan trọng. Bởi nếu không giám sát chặt chẽ, việc thu ngân lấy tiền của quán có thể xảy ra.
- Quên thối tiền thừa cho khách: Trong giờ cao điểm, nhân viên có thể quên trả lại tiền thừa. Điều này có thể dẫn đến khách hàng không hài lòng và quay lại đòi tiền. Vì vậy, nhân viên cần cẩn trọng để tránh gây ấn tượng xấu cho quán.
- Thu nhầm tiền: Điều này thường xảy ra với những quán sử dụng phương thức thanh toán thủ công. Bạn có thể đầu tư máy pos để tối ưu hóa quá trình này.
Quản lý chi phí
Trong kinh doanh cafe, bạn cần phải theo dõi chặt chẽ các khoản chi của quán từ nhỏ đến lớn. Việc này là cần thiết để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc mất cân đối giữa thu và chi.
Một giải pháp toàn diện và tối ưu cho việc bán hàng là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm này phù hợp với mọi mô hình kinh doanh cafe hiện nay và giúp giải quyết hiệu quả các vấn đề quản lý.
Quản lý công nợ
Để đảm bảo dòng tiền của cửa hàng luôn ổn định, ngoài việc quản lý thu chi, bạn cũng cần chú trọng đến việc theo dõi công nợ với đối tác và khách hàng. Dưới đây là các bước giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả hơn:
- Xây dựng hệ thống theo dõi công nợ đầy đủ bao gồm: tên đối tác, ngày giao dịch, nội dung, ghi chú, số dư kỳ trước và kỳ sau,…
- Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác.
- Thường xuyên kiểm tra các khoản phải thu từ khách hàng.
- Gửi hóa đơn và chứng từ kịp thời cho khách hàng.
- Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ với đối tác một cách hiệu quả.
Quản lý nguồn nguyên liệu
Trong quá trình kinh doanh quán cafe, bạn sẽ chi khá nhiều cho nguồn nguyên liệu. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống và sự hoạt động ổn định của quán, Nếu nhập nguyên liệu không đủ, quán sẽ khó phục vụ số lượng khách hàng lớn. Trường hợp nhập dư, đặc biệt là những nguyên liệu khó bảo quản, sẽ gây hư hỏng dẫn đến lãng phí.
Mặc dù có công thức định sẵn cho mỗi món nước nhưng việc đảm bảo nhân viên pha chế tuân thủ chặt chẽ là một thách thức. Đặc biệt, nhiều quán cafe có lượng khách đông thì việc này càng trở nên khó khăn hơn.
Bên cạnh đó, việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín cũng không phải dễ dàng. Nếu bạn vẫn còn đang bâng khuâng về việc này, hãy tham khảo dịch vụ của Kamereo. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp nguyên liệu cho quán cà phê, chúng tôi tự hào vì đã mang lại những giá trị tích cực cho khách hàng của mình.
Điểm nổi bật của Kamereo là hệ thống logistic hiện đại, giúp bảo quản nguyên liệu được tươi ngon, tránh bị hư hỏng trước khi giao đến tay khách hàng. Đặc biệt, Kamereo có nguồn nguyên liệu đa dạng, đáp ứng hầu hết nhu cầu của các quán cà phê hiện nay.
Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán
Đồng nhất bộ nhận diện thương hiệu là đều cần thiết, đặc biệt đối với các thương hiệu cafe có nhiều chi nhánh. Nếu đồ uống tại mỗi nơi có hương vị khác nhau, nhân viên mặc đồng phục không đồng nhất hoặc chất lượng phục vụ không ổn định, khách hàng sẽ có ấn tượng xấu về thương hiệu của bạn.
Vì vậy, việc đảm bảo sự đồng bộ trong phục vụ và thống nhất quy trình tại tất cả chi nhánh là điều cần thiết khi mở rộng kinh doanh. Từ đồng phục, cách chào hỏi, phục vụ khách, quy trình order đến thanh toán, tất cả đều cần được chuẩn hóa và áp dụng đồng đều giữa các chi nhánh.
Đồng bộ dữ liệu khách hàng
Để giữ chân khách hàng, nhiều thương hiệu cafe hiện nay áp dụng chương trình Membership. Khách hàng sẽ đăng ký thông tin cá nhân để nhận thẻ thành viên, tích lũy điểm qua mỗi hóa đơn thanh toán và nhận các ưu đãi từ cửa hàng.
Do đó, khâu thu thập và đồng bộ dữ liệu khách hàng là rất quan trọng. Điều này giúp phân biệt các khách hàng thân thiết và thường xuyên lui tới quán. Từ đó, bạn có thể thiết kế các chương trình khuyến mãi phù hợp với nhu cầu của họ.
Một số kinh nghiệm quản lý cafe hiệu quả
Việc quản lý quán cà phê đòi hỏi nhiều nỗ lực và thời gian để chuẩn hóa. Do đó, bạn không cần phải nôn nóng, hãy thực hiện từng bước để hoàn thiện quy trình. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý của các quán thành công:
Trà đá miễn phí
Khách hàng thích được chăm sóc và nhận những món quà nhỏ. Bạn có thể phục vụ thêm một ly trà đá trong thời gian khách chờ đồ uống hoặc thỉnh thoảng châm thêm trà cho khách. Những hành động này sẽ tạo ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của quán.
Kiên nhẫn chờ khách order đồ uống
Quán cafe thường là nơi khách đến để thư giãn và trò chuyện. Vì vậy, nhân viên tại quầy thu ngân không nên thúc giục khách hàng order. Hãy gợi ý những món nước ngon nhất hoặc bán chạy nhất để giúp khách hàng quyết định nhanh hơn, đồng thời quảng bá sản phẩm của quán.
Chủ động dắt xe giúp khách
An ninh là mối quan tâm lớn của hầu hết các quán cà phê, đặc biệt là các cung đường hay có trộm xe. Bạn nên xem xét việc tuyển thêm nhân viên giữ xe để khách hàng cảm thấy yên tâm hơn khi đến quán. Đặc biệt, hành động dắt xe giúp khách cũng góp phần tăng thiện cảm đối với quán.
Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết
Việc nhớ tên và sở thích của khách hàng thân thiết là cách hiệu quả để giữ chân họ. Khi khách cảm thấy được coi trọng, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với quán. Đây là một trong những yếu tố tạo nên lòng trung thành thương hiệu.
Thường xuyên cập nhật đồ uống mới
Sử dụng một menu cố định có thể gây cảm giác nhàm chán cho khách hàng. Theo đó, bạn có thể thường xuyên cập nhật các món mới để duy trì sự hứng thú của khách hàng. Điều này cũng khuyến khích nhân viên sáng tạo công thức mới. Vì vậy, hãy thưởng hoa hồng nếu món mới được khách yêu thích để tạo động lực cho họ.
Xem thêm: 25+ mẫu menu cafe đơn giản, đẹp và thu hút khách hàng
Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm
Sự sạch sẽ là yếu tố quan trọng trong ngành dịch vụ. Hãy đảm bảo vệ sinh quán thường xuyên, lau dọn bàn ghế sau mỗi lượt khách. Đặc biệt, bạn cần phải vệ sinh dụng cụ pha chế để đảm bảo chất lượng món nước.
Thực hiện khuyến mãi, tri ân khách hàng
Khuyến mãi và tri ân khách hàng là các hoạt động xúc tiến quan trọng. Chúng không chỉ gia tăng khả năng bán hàng mà còn giúp xây dựng thương hiệu và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Tuy nhiên, bạn cần phải cân nhắc thu – chi để thiết kế chương trình sao cho phù hợp.
Lời kết
Trên đây là những thông tin về cơ bản về quản lý quán cafe mà chủ kinh doanh mới nên biết. Việc nắm bắt những thông tin này giúp việc quản lý quán trở nên hiệu quả hơn, từ đó giúp tăng lợi nhuận. Hãy theo dõi Kinh nghiệm kinh doanh F&B để biết nhiều bí quyết hơn!
Xem thêm:
